Drei KI-Vorlagen, die im Arbeitsalltag wirklich helfen.
Kundenkommunikation, Content-Planung und Organisation: Kopieren Sie eine Vorlage, ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und testen Sie sie mit Ihrem KI-Assistenten. Die Ergebnisse bleiben Entwürfe und sollten geprüft werden.
So nutzen Sie die Vorlagen: Wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrem Arbeitsalltag. Ergänzen Sie die Platzhalter mit realen, möglichst nicht vertraulichen Informationen. Lassen Sie sich einen Entwurf erstellen, prüfen Sie die Ergebnisse und passen Sie die Vorlage bei Bedarf an. Sie benötigen keine besonderen KI-Vorkenntnisse.
PRAXISVORLAGE 01
Kunden-E-Mails schneller beantworten
Für Anfragen, bei denen Sie eine fachlich richtige, freundliche Antwort vorbereiten möchten.
Sie unterstützen mich bei der professionellen Kundenkommunikation in meinem Unternehmen.
Aufgabe: Formulieren Sie einen klaren, freundlichen Antwortentwurf auf die folgende Kundenanfrage.
Mein Unternehmen und Angebot: [kurz beschreiben]
Anfrage des Kunden: [Text ohne unnötige personenbezogene Daten einfügen]
Wichtige Fakten für die Antwort: [Fakten, Konditionen oder nächste Schritte]
Gewünschter Ton: [z. B. freundlich, professionell, direkt]
Vorgehen:
1. Benennen Sie das Anliegen in einem Satz.
2. Schreiben Sie eine verständliche Antwort mit maximal 180 Wörtern.
3. Schlagen Sie einen konkreten nächsten Schritt vor.
4. Markieren Sie fehlende Informationen unter „Vor dem Versand prüfen“.
Erfinden Sie keine Preise, Fristen, Leistungen, Zusagen oder rechtlichen Aussagen. Schreiben Sie die E-Mail als Entwurf – ich prüfe sie vor dem Versand.
Wichtig: Vor dem Einfügen Namen und andere unnötige personenbezogene Daten entfernen. Jede Antwort fachlich prüfen.
PRAXISVORLAGE 02
Eine Woche Business-Content planen
Für Solo-Selbstständige und KMU, die aus ihrem Fachwissen praktische Beiträge entwickeln möchten.
Sie sind mein Redaktionsassistent für verständliche und glaubwürdige Unternehmenskommunikation.
Unternehmen / Branche: [eintragen]
Zielgruppe: [eintragen]
Angebot / konkretes Kundenproblem: [eintragen]
Kanal: [z. B. LinkedIn, Instagram]
Mein Fachwissen oder eine eigene Beobachtung: [eintragen]
Ziel der Beiträge: [z. B. Vertrauen aufbauen, Rückfragen erhalten]
Erstellen Sie einen realistisch umsetzbaren 7-Tage-Plan mit drei Beiträgen statt täglichem Veröffentlichungsdruck.
Geben Sie für jeden Beitrag an:
– Tag und Thema
– Problem oder Frage der Zielgruppe
– Einstiegssatz (Hook)
– drei inhaltliche Kernpunkte
– geeignete Beitragsform
– zurückhaltende Handlungsaufforderung
Achten Sie auf hilfreiche, konkrete Inhalte. Erfinden Sie keine Kundenstimmen, Erfolge, Zahlen oder Erfahrungen. Markieren Sie Aussagen, die ich vor Veröffentlichung belegen oder ergänzen muss.
Wichtig: Besonders wirksam wird der Plan, wenn Sie echte Beobachtungen aus Ihrer eigenen Arbeit einbringen.
PRAXISVORLAGE 03
Notizen in klare nächste Schritte verwandeln
Für Meetings, Projektabsprachen und lose Ideen, aus denen nachvollziehbare Aufgaben entstehen sollen.
Sie unterstützen mich dabei, unstrukturierte Notizen in eine umsetzbare Aufgabenübersicht zu überführen.
Kontext / Projekt: [eintragen]
Meine Notizen: [Notizen einfügen]
Aktuelle Priorität oder Ziel: [optional]
Bitte:
1. Fassen Sie die Kernaussagen kurz zusammen.
2. Ordnen Sie alle erkennbaren Aufgaben in eine Tabelle mit: Aufgabe | nächster Schritt | Priorität (hoch/mittel/niedrig) | Verantwortlich | Termin | offene Frage.
3. Sortieren Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung und begründen Sie die ersten drei Prioritäten knapp.
4. Trennen Sie ausdrücklich zwischen beschlossenen Aufgaben, Ideen und offenen Entscheidungen.
5. Nennen Sie am Ende den kleinsten sinnvollen nächsten Schritt.
Erfinden Sie keine Zuständigkeiten, Termine oder Zusagen. Falls etwas nicht in meinen Notizen steht, schreiben Sie „offen“.
Wichtig: Die Tabelle ist eine Arbeitsgrundlage. Stimmen Sie Verantwortlichkeiten und Termine anschließend im Team ab.
Von der Vorlage zur eigenen Arbeitsroutine.
Mit einer guten Vorlage gelingt der erste Test. Wenn Sie daraus eine wiederholbare Arbeitsweise machen möchten, unterstützt der SmartKI Praxis-Starter Sie bei Anpassung und Qualitätsprüfung – optional und ohne Verpflichtung.
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